デジタルな名刺管理!名刺管理アプリ『エイト』を使ってわかった使用のコツ


デジタルな名刺管理!名刺管理アプリ『エイト』を使ってわかった使用のコツ

デジタルな名刺管理!名刺管理アプリ『エイト』を使ってわかった使用のコツ

健康診断受けてますか?視力の良さが唯一の取り柄だと思っていたのに普通レベルに落ちていることに動揺を隠せないメタボリックな中年街道を驀進中の編集部 アキラ です。

まじめなアキラとおちゃめなアキラです。

メタボリックが原因でズボンが入らなくなるまであとわずか・・・ということで最近毎日水を2リットル飲むようにしてダイエットまがいなことを始めました。最初は楽勝でしたが、最近体が受け付けないようとしているのか、かなりキツイです。いやマジで!

おいしいミネラルウォータなら飲めるかもしれないですが、ただの水道水なので辛いのかもしれないと言い訳じみたことを言いながら続けてます。でも5㎏程痩せました!嘘だと思った方は是非お試しください!キツさは保証します!

話がどこまでも脱線しそうなので、タイトル通り名刺管理について記事を書きたいと思います。

1.名刺のデジタル整理のきっかけ

きっかけは、中小企業家同友会の大分支部の例会に溝部学園の松浦先生よりお声がかかり参加したことでした。企業家が集まる会なのでやはり名刺交換の数が半端ないです。元々名刺をもらった順にフォルダリングしてきれいに整理していたつもりですが、すでに持ち回れる量でもなく、名前を覚えるのを苦手な私は、出先で名刺を見返したい場面も多くありました。

今回名刺交換が多くなったことにより名刺が一気に増え、フォルダに収まらなくなってきたことがきっかけで、一念発起して以前から興味のあった名刺のデジタル管理をしようと思い、いろいろ探した結果とりあえず無料の「エイト(Eight)」というアプリを使用してみました!

2.名刺管理アプリ「エイト」(無料)

エイト(Eight)かっこいい。

名刺管理アプリ「エイト」は写真で撮った名刺をデジタルなテキストに替えてパソコンでも編集でき、会った日付や分類、会社名やあいうえお検索などで名刺を管理しやすくなるアプリです。名刺交換した同士が「エイト」をお互いに使っていると、自動でつながりを作ってくれてアプリ上でメッセージのやり取りが可能になったり、自分の名刺を渡した人が「エイト」を使って自分を登録してくれていると、相手の最新の名刺が自動で更新されたりと、便利な機能がいっぱいです。

3.「エイト(Eight)」使用のコツ

auのDIGNO ISW11K

私が使っているスマホがauのDIGNO ISW11Kという、ちと古い機種ですが、アンドロイドアプリをgoogle playからダウンロードしました。ちなみにiOS版アプリもapp storeにあります。今回はかなりニッチな話になりますがAndroid2.3.5バージョンでの使用について書きます。

アンドロイドアプリ エイト(Eight)を使ってみたところ一部機種にはカメラが正常に動作しないとダウンロードページに書いてあった通り、一部機種に私のスマホは見事に該当してました。(スポーツなどのテレビ放送の延長が一部地域を除いてという場合に大分県がかなりの確率で一部地域に該当しているのと同じですね。)ということでかなり撮影にコツがいることがわかりました。一部機種に該当しているせいで写真撮影が恐ろしく難しかったです。

まずは自分の名刺を撮影するようにチュートリアル通り進んで撮影しましたが、ここで心が折れそうになるほどのハードルがありました。何度撮影しても完成した写真が画面から切れてしまう・・・なんだこれは?というほどだったので、試行錯誤の上、見つけたコツを書いていきます。スキャナでする方法もあるようですが、名刺専用スキャナを持ってないので撮影で地道にやろうと始めましたが、ホントちゃんとした位置に収めるのが難しい・・・

 

a.距離を固定する
Do it your self

距離感が難しいので、またスマホを持つ手も疲れます。写真を見てわかるようにティシュBOXとタバコの箱を重ねた超力作な装置を作りました。この高さの位置から撮ると綺麗に撮れました。

人生でティシュBOXとタバコの寸法を測る機会はこの先ないと思うので、測ってみるとティシュBOXが115mm、タバコが23mmでした。ということで138mm前後の高さがちょうどよく感じました。

ちなみにティシュBOX (アスクルで購入したスリムタイプ) の高さとタバコ(LARK)の幅が55mmで同じでした。ここぞという時の雑学にお役立てください。

雑学王になれるよ。

 

b.枠の位置の合わせ方
ここにあわせるのがコツ

横向きの名刺の場合、カメラの枠の位置の真ん中あたりに収まるようにと普通は撮るとは思うのですが、それでやると写真を撮るときに収まっているのに、できた写真は必ず収まらずに、左側が大きく空き右側が切れてしまいます!

いろいろ試した結果、横向きの場合、左上の角を合わせるようにすると綺麗に収まりました。縦向きの名刺の場合は名刺を横にしてカメラの枠線を横の場合と同じように左上に合わせると綺麗に収まりました。

 

c.カメラモードはオートフォーカスで

オートフォーカスは何度もフォーカスするので撮影ボタンを押してからシャッターを切るまでに時間がかなり掛かりますが、オートじゃないとぼやけ具合が半端なかったのでオートがいいと思います。

またなるべく明るい部屋で撮影してカメラのライトは使いません。
撮影距離が近いのでライトが強すぎ、一部分だけ明るくなってテカりが気になるし、電池消費がハンパないです。ただし、テカテカした名刺は明るい部屋だと蛍光灯などを反射して見えずらくなるので、少し手で影を作ってあげると上手くいきました!

テカテカした名刺は一見かっこいいですが、これからデジタルな名刺管理が進む時流を考えると撮影されることを意識したデザインするのも一考かと思います。リフライのクリエイティブチームでは名刺のデザイン印刷もお受けしていますので、ぜひご相談ください。

どちらにしても撮影はかなり手間と時間がかかるので大量に名刺を抱えている方はスキャナの導入を検討したほうがいいと思います。

 

d.登録までに時間がかかる

名刺を撮った写真をまわりの余白をきれいに切り取って色や明るさ斜めなどの画像の補正をして見やすくしてくれ、データの氏名や電話番号や住所、メルアドなどのテキスト作成を自動でしてくれますが、サーバーに写真を送ってから行うようなので、データ化にはけっこう時間がかかります!

出先ですぐに見たいと思う場合は、すこし時間がかかるのを見越して事前に準備されたほうがいいと思います。それとまとめて写真を送ろうとするとかなりスマホが重くなるので30枚くらいで送信することをお勧めします。

4.まとめ

管理画面

いかがでしたでしょうか?だいぶ趣旨から外れて脱線してる部分が多くありましたが、名刺のデジタル管理のアプリの素晴らしさと、人間の知恵と工夫の素晴らしさが伝わりましたでしょうか?

名刺が多く持っている方だと、かなり最初は撮影や登録に時間がかかると思いますが、データ化されるとやはり超~便利です!私もエイトで今のところ400枚ほど登録してやっと3分の一程度を登録できましたが、紙の名刺の整理とは比べものにならない位、探しやすいです!

名刺のビジュアルが見えるのでイメージから探すことが多い僕は重宝しています!他にも相手の会社のウェブサイトにすぐに飛べたり、メールがすぐに送れたり、フェイスブックどgmailと接続してつながっている人と自動でつながれたり、アドレス帳のデジタル化はgmailの連絡先で管理していたものの、名刺を手入力していたので、全部を入れるのは正直厳しいので忙しい方こそアプリを使って上手に時短されてはどうかと思います!

私はこれまで2年以上会っていなっくて名刺を見ても思い出せない方は失礼ながらこっそりと処分をしておりました・・・すみません。年齢を重ねると人と人との縁の重要さを感じるようになり名刺もしっかりと整理してきたつもりでしたが、どんどんかさばって必要な時に探すのが大変になってきます。

まだ名刺のデジタル化に取り組まれていない方は、今回は「エイト(Eight)」の広告みたいになってしまいましたが、ほかの名刺管理アプリもいっぱいあるので是非お勧めします!わからないときはアキラがご相談に乗りますので是非お声かけください。また弊社の名刺のデザインや名刺印刷についてもぜひご検討頂けると幸いです。

Reflyブログ編集部 編集長 アキラ

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